Ochrana osobných údajov
Zásady spracovania osobných údajov a systém ochrany osobných údajov podľa nariadenia GDPR
vypracované v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov v zmysle článku 13 a 14 Nariadenia (ďalej len „GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“)
Prevádzkovateľ:
Názov spoločnosti: FENOMEN s.r.o.
Adresa sídla: Jána Kalinčiaka 93/16, 010 01 Žilina
IČO: 44745087
V zastúpení: Juraj Pečarka
Tel. č.: +421910193232
E – mail: juraj.pecarka@fenomensk.sk
(ďalej len ako „Prevádzkovateľ“)
Prevádzkovateľ (Správca) nemá povinnosť vymenovať/určiť Zodpovednú Osobu.
Základné pojmy
Osobnými údajmi sú údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby, alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu.
Spracúvanie osobných údajov je spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami.
Dotknutou osobou je každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.
Prevádzkovateľom každý, kto sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene.
Sprostredkovateľom každý, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.
Príjemcom je každý, komu sa osobné údaje poskytnú bez ohľadu na to, či je treťou stranou.
Zodpovednou osobou osoba určená prevádzkovateľom alebo sprostredkovateľom, ktorá plní úlohy podľa tohto zákona.
Profilovanie je akákoľvek forma automatizovaného spracúvania osobných údajov, ktoré pozostáva z použitia týchto osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných aspektov týkajúcich sa fyzickej osoby, predovšetkým analýzy alebo predvídania aspektov dotknutej fyzickej osoby súvisiacich s výkonnosťou v práci, majetkovými pomermi, zdravím, osobnými preferenciami, záujmami, spoľahlivosťou, správaním, polohou alebo pohybom.
Pseudonymizácia je spracúvanie osobných údajov takým spôsobom, aby osobné údaje už nebolo možné priradiť konkrétnej dotknutej osobe bez použitia dodatočných informácií, pokiaľ sa takéto dodatočné informácie uchovávajú oddelene a vzťahujú sa na ne technické a organizačné opatrenia s cieľom zabezpečiť, aby osobné údaje neboli priradené identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe.
Informačný systém je akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe.
Tretia strana je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt než dotknutá osoba, prevádzkovateľ, sprostredkovateľ a osoby, ktoré sú na základe priameho poverenia prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa poverené spracúvaním osobných údajov.
|
Účel spracúvania |
Právny základ (GDPR) |
Príklady spracovateľských činností |
|
E-shop, evidencia a spracovanie objednávok |
Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy) Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť) |
Prijatie, spracovanie a vybavenie objednávok, komunikácia so zákazníkmi, fakturácia a spracovanie platieb, správa reklamácií, záručných a pozáručných opráv a vrátenia tovaru. Zriadenie a správa používateľského účtu (registrácia) a komunikácia so zákazníkom v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov. |
|
Vypracovanie a správa cenových ponúk |
Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Opatrenia pred uzatvorením zmluvy |
Spracovanie požiadavky potenciálneho zákazníka fyzickej osoby a vytvorenie individualizovanej cenovej ponuky na tovary. Predzmluvné vzťahy za účelom komunikácie s potenciálnym zákazníkom. |
|
Vybavovanie reklamácií |
Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť – Zákon o ochrane spotrebiteľa, Občiansky zákonník) Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy) |
Evidencia a spracovanie reklamácií zákazníkov, posúdenie vady tovaru, vybavenie reklamácie opravou, výmenou, zľavou z kúpnej ceny alebo vrátením peňazí. |
|
Vybavovanie sťažností a podnetov |
Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem) Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy) |
Prijímanie, evidencia a prešetrenie sťažností za účelom riešenia sporov mimosúdnou cestou, skvalitňovania služieb a ochrany dobrého mena spoločnosti. |
|
Evidencia zákazníkov a správa vzťahov so zákazníkmi |
Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy) Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť) |
Správa vzťahov so zákazníkmi, udržiavanie kontaktnej databázy s cieľom poskytovať servis. Realizácia a správa obchodných transakcií, prehľad histórie nákupov a platieb. |
|
Evidencia, správa a archivácia zmlúv |
Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy) Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť) |
Uzatváranie a plnenie zmluvných a predzmluvných vzťahov. Archivácia zmlúv a uplatňovanie práv a plnenie povinností z nich vyplývajúcich. |
|
Telefonická komunikácia so zákazníkmi |
Článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR (plnenie zmluvy alebo opatrenia pred uzatvorením zmluvy) |
Vybavovanie zákazníckych požiadaviek, prijímanie a riešenie dopytov, objednávok, žiadostí o informácie, prostredníctvom telefónu. Poskytovanie informácií a poradenstva. |
|
Účtovníctvo a dane |
Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť – Zákon o účtovníctve, Zákon o DPH a i.) |
Vedenie účtovnej evidencie a spracovávanie účtovných dokladov (faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy, zmluvy) v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi SR. Preukazovanie nákladov a príjmov pre daňové účely. |
|
Správa registratúry a pošty |
Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť) Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem) Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy) |
Evidencia prijatej a odoslanej listinnej aj elektronickej pošty, triedenie a distribúcia korešpondencie a správa registratúrnych záznamov. |
|
Správa pohľadávok |
Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem) Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť) Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy) |
Evidencia a aktívne vymáhanie pohľadávok (mimosúdne, súdne aj exekučné), zasielanie výziev a upomienok na zaplatenie za účelom ochrany majetku. |
|
Marketing a podpora predaja |
Čl. 6 ods. 1 písm. a) Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem) |
Realizácia marketingových aktivít zameraných na zvýšenie predaja. Zasielanie Newsletterov. |
|
Správa sociálnych sietí a marketing |
Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem) |
Prezentácia a propagácia spoločnosti, jej produktov a služieb verejnosti. Interakcia so sledovateľmi, odpovedanie na komentáre a získavanie spätnej väzby. |
|
Technická správa a bezpečnosť webstránky |
Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem) Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť) |
Zabezpečenie technickej prevádzky, dostupnosti a bezpečnosti webovej stránky. Sledovanie prostredníctvom anonymizovaných serverových logov a zálohovanie dát. |
|
Technické a funkčné cookies |
Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem) |
Zabezpečenie základnej funkčnosti webovej stránky/platformy (navigácia, funkčnosť nákupného košíka, uchovanie nastavení súhlasu) |
|
Analytické, preferenčné a marketingové cookies |
Čl. 6 ods. 1 písm. a) (Súhlas dotknutej osoby) |
Sledovanie aktivity používateľov na účely vytvárania profilov záujmov, meranie návštevnosti, analýza správania pre zlepšovanie webu, personalizovaná reklama a remarketing. |
Doba uchovávania údajov
Osobné údaje sú uchovávané po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelu spracúvania a následne podľa lehôt určených Registratúrnym plánom prevádzkovateľa v súlade s platnou legislatívou.
- Účtovné a daňové doklady (faktúry, dobropisy a i.): 10 rokov.
- Mzdové listy a podklady pre mzdy: 50 rokov od roku ich vyhotovenia.
- Obchodné zmluvy a predzmluvné vzťahy: Po dobu trvania zmluvného vzťahu a následne po dobu nevyhnutnú na uplatnenie a obhajovanie právnych nárokov (štandardne počas premlčacej doby).
- Elektronická pošta poverených osôb (zamestnancov): V prípade skončenia pracovnoprávneho alebo iného vzťahu s poverenou osobou prevádzkovateľ ukončí používanie e-mailovej adresy danej osoby v lehote do 30 dní od skončenia daného vzťahu.
Príjemcovia osobných údajov
Orgány verejnej moci: Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, Finančná správa, Inšpektorát práce, súdy, orgány činné v trestnom konaní a iné subjekty na základe zákonného oprávnenia.
Sprostredkovatelia: Zmluvne poverení partneri zabezpečujúci externé služby
- Sprostredkovateľ pre vedenie účtovníctva a personálnej a mzdovej agendy.
- Sprostredkovateľ poverený vedením agendy BOZP a PO.
- Sprostredkovateľ poverený vedením agendy PZS (pracovná zdravotná služba)
- Sprostredkovateľ poverený správou aplikácie FISPP.
- Prepravná spoločnosť pre príjem, spracovanie a doručovanie zásielok a notifikáciu príjemcu.
- Sprostredkovateľ na spracovanie platobných transakcií (platobná brána).
Automatizované rozhodovanie
Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie v zmysle článku 22 GDPR.
Cezhraničný prenos
Prenos osobných údajov do tretích krajín sa v rámci hlavných činností nevykonáva. Pri využívaní vybraných digitálnych služieb (napr. analytické nástroje, cloudové služby) dochádza k prenosu len za predpokladu splnenia podmienok GDPR a zabezpečenia primeraných záruk (napr. štandardné zmluvné doložky).
Podmienky zabezpečenia osobných údajov
Prevádzkovateľ prehlasuje, že prijal vhodné personálne, technické a organizačné opatrenia k zabezpečeniu ochrany osobných údajov.
Prevádzkovateľ prijal technické opatrenia na zabezpečenie dátových úložísk a úložísk osobných údajov v spisovej podobe.
Prevádzkovateľ prehlasuje, že k osobným údajom majú prístup výlučne ním poverené osoby.
Vaše práva:
Právo na prístup k údajom
Máte právo vedieť, či spracúvame Vaše osobné údaje. Pokiaľ ich spracúvame, môžete nás požiadať o prístup k nim. Na základe Vašej žiadosti vydáme potvrdenie s informáciami o spracúvaní Vašich osobných údajov.
Právo na opravu
Máte právo na to, aby Vaše osobné údaje, ktoré spracúvame, boli správne, úplné a aktuálne. Pokiaľ sú Vaše osobné údaje nesprávne alebo neaktuálne, môžete nás požiadať o opravu alebo doplnenie.
Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“)
Za určitých okolností máte právo, aby sme Vaše osobné údaje vymazali. O vymazanie Vašich údajov nás môžete požiadať kedykoľvek. Vaše osobné údaje vymažeme, ak:
- osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali;
- dotknutá osoba odvolá súhlas, pokiaľ sa spracúvanie vykonáva na základe súhlasu dotknutej osoby,
- dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu,
- osobné údaje sa spracúvali nezákonne,
- osobné údaje musia byť vymazané, aby sa tým splnila zákonná povinnosť,
- ak ste dieťa, príp. rodič dieťaťa, ktoré súhlasilo so spracúvaním osobných údajov cez internet.
Právo na obmedzenie spracúvania
Môžete nás požiadať, aby sme obmedzili spracúvanie vašich osobných údajov. Pokiaľ Vašej žiadosti vyhovieme, Vaše osobné údaje budeme iba uchovávať a ďalej s nimi pracovať nebudeme. K obmedzeniu spracúvania Vašich údajov dôjde, ak
- nám oznámite, že Vaše osobné údaje sú nesprávne, a to až dokým neoveríme ich správnosť,
- spracúvame Vaše osobné údaje nezákonne, avšak Vy nesúhlasíte s ich vymazaním a na miesto toho žiadate, aby sme spracúvanie Vašich osobných údajov len obmedzili,
- Vaše údaje už nepotrebujeme, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich práv
- namietate voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, a to až kým neoveríme, či naše oprávnené záujmy prevažujú nad vašimi dôvodmi.
Právo na prenosnosť údajov
Máte právo žiadať, aby sme Vám poskytli Vaše osobné údaje v elektronickej forme (napr. súbor XML alebo CSV), ktorá Vám umožní ľahko si preniesť údaje do inej spoločnosti. Tiež nás môžete požiadať, aby sme Vaše osobné údaje preniesli vybranej spoločnosti priamo my. Vašej žiadosti vyhovieme v prípade, že ste nám poskytli osobné údaje priamo Vy a dali ste nám na ich spracúvanie súhlas.
Právo namietať
Máte právo namietať, že spracúvame Vaše osobné údaje. Ak Vaše osobné údaje spracúvame v nasledovných prípadoch:
- z dôvodu nášho oprávneného záujmu,
- vytvárania zákazníckeho profilu,
- môžete namietať ich spracúvanie, ak máte na to osobné dôvody.
Právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania
máte právo, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní a má právne účinky, ktoré sa Vás týkajú alebo Vás podobne významne ovplyvňujú.
Vaše právo zahŕňa:
- právo na ľudský zásah zo strany prevádzkovateľa
- právo vyjadriť Vaše stanovisko
- právo napadnúť takéto rozhodnutie
výnimky z tohto práva sú možné v prípade ak je rozhodnutie:
- nevyhnuté na uzavretie alebo plnenie zmluvy
- povolené právom Únie alebo členského štátu
- založené na výslovnom súhlase
Právo odvolať súhlas
ak prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe súhlasu/výslovného súhlasu, máte právo kedykoľvek tento súhlas odvolať
Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov
Ak sa domnievate, že vaše osobné údaje sú spracúvané nespravodlivo alebo nezákonne, máte právo podať sťažnosť (návrh na začatie konania) dozornému orgánu, ktorým je: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava Tel.: +421 /2/ 3231 3214 Email: statny.dozor@pdp.gov.sk Web: https://dataprotection.gov.sk“
Ako môžete tieto práva vykonávať?
S Vašou žiadosťou sa môžete na nás obrátiť niektorým z týchto spôsobov:
mailom: juraj.pecarka@fenomensk.sk
telefonicky: +421910193232
alebo poštou na korešpondenčnú adresu: Jána Kalinčiaka 93/16, 010 01 Žilina
Tieto Zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú platnosť a účinnosť ich zverejnením na Webovom sídle.